Czynności składające sie na archiwizację dokumentów:

  • Ustalenie przynależności zespołowej dokumentacji
  • Podział dokumentacji w obrębie każdego zespołu według komórek organizacyjnych, jeżeli ustalenie struktury organizacyjnej nie jest możliwe, wówczas całość należy podzielić na grupy rzeczowe. Systematyzacja dokumentacji w obrębie każdej komórki organizacyjnej według grup rzeczowych, a w ich obrębie ułożenie dokumentacji w odpowiedniej kolejności z uwzględnieniem podziału na kategorie archiwalne "A" i "B":
  • chronologicznie np. protokoły z posiedzeń zarządu firmy
  • alfabetycznie np. akta osobowe
  • numerycznie np. dowody księgowe
  • topograficznie (wg miejscowości, ulic, obiektów) np. dokumentacja techniczna budynków
  • Poprzez uporządkowanie dokumentacji technicznej obiektów budowlanych rozumie się jej usystematyzowanie według obiektów (dokumentacja jednego obiektu stanowi niepodzielny komplet i nie może być przemieszana z dokumentacją innego obiektu), a w ich ramach dokumentację gromadzi się w układzie branżowym.
  • Usunięcie wszelkich części metalowych - dokumentację wyciąga się z segregatorów oprawiając w plastikowe spinacze, natomiast dokumentacje personalną wkłada się do nowych kopert wraz z umieszczeniem na kopercie imienia, nazwiska i daty urodzenia.
  • Włożenie dokumentacji do kartonów archiwizacyjnych i ich opisanie
  • Wydzielenie i spisanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął wraz ze spisem
  • Zewidencjonowanie dokumentacji uporządkowanej każdej komórki organizacyjnej lub grupy rzeczowej na osobnych spisach zdawczo - odbiorczych lub w programie Excel
  • Zarejestrowanie spisów - zdawczo odbiorczych w wykazie spisów.
  • Opisanie wszystkich regałów i półek w archiwum na których znajduje się uporządkowana dokumentacja poprzez naklejenie na każdym regale i półce naklejki z informacjami o numerach regałów, półek, a także z numeracją kartonów znajdujących się na poszczególnych półkach.